Ryhmittelyajattelu toimii monissa paikoissa

Silloin kuin tavaroiden tai dokumenttien tai palveluiden määrä on korkea, on ajateltava järjestelmää, millä tieto tai tavarat löytyvät nopeasti. Nykyisissä varastoissa tämä on hoidettu robotein ja tietokonein mutta siellä missä asiakkaana on ihminen, pitää ihmiselle luoda jonkinlainen ”käyttöliittymä” helpottamaan rajaamista ja etsintää.

Google auttaa ryhmittelemään

Nykyihmisen tiedonhaun ryhmittelyn hoitaa useimmiten Google, sen avulla löydämme hakemamme ryhmitellysti ja olemme opetelleet myös hakemaan asioita hakusanoilla, kuten kasino tai opas, tai nettikasino.

Jos sitten lähtee tällaiselle kasinolle, niin niiden sivuilla ryhmittely on tehty jo etukäteen kävijöitä auttamaan. Erilaiset pelit ovat ryhmitelty teemojen, voittojen, tyylin mukaisesti ja erilaiset peliryhmät ovat vielä omina sivuinaan. Jos pelit olisivat kaikki vaikkapa aakkosellisesti pelkästään ryhmiteltynä, ei pelaamisesta oikein tulisi mitään, koska monilla palvelutarjoajilla on jopa yli tuhat peliä tarjottavana, eikä pelaajat aloitusvaiheessa tiedä peleistä vielä mitään, joten pelkkä aakkosellinen listaus ei riittäisi.

Seuraavassa kehitysvaiheessa on varmaan tulossa jonkinlainen ääneen perustuva haku, jonka avulla käyttäjän ei tarvitse edes kirjoittaa mitään sivuston hakukenttään. Äänitoiminnothan toimivat jo nyt älypuhelimissa, joten mobiilikäyttäjille voisi tällaisen käyttöliittymän lisääminen olla varmaan jo tänä päivänä mahdollista, mutta ei kenties tarpeellista.

Google optimointi

Google vain jaottelee niin suuren määrän tietoa, että tiedon kirjoittajan on hyvä auttaa Googlea tietämään, mitä mikin nettisivu tarkoittaa, ja miksi se on olemassa. Yritysmaailmassa tästä puhutaan termillä Google-optimointi eli tehdään sivustosta ja sen tiedosto jo valmiiksi jäsenneltyä ja lisätään sivuston tietoihin lisätietoja, missä kerrotaan mitä sivusto käsittelee ja mitkä sen pääaiheet ja pääsanat ovat. Näiden avulla Google sitten osaa tarjota kyseisiä järjestelmällisesti luotuja sivuja niiden aihepiiriin tehdyille ihmisten hauille. Ja mitä paremmin sivuston tiedot vastaavat tehtyä hakua ja mitä luotettavampi sivusto on, sitä korkeammalle hakutuloksissa sivu aina löytyy.

Optimointi ei ole siis ainoastaan kyseisen sivun oikein rakentamisesta, vaan sivustoa pitää myös ylläpitää ja siitä pitää kertoa muualla, ja toivoa, että nämä muut tahot sitten kertovat tai listaavat alkuperäisen sivun omilla sivuillaan tavalla tai toisella sillä se toiminta saa sitten Googlen tietokoneiden arvostamaan alkuperäistä sivua enemmän ja tuomaan sen helpommin esille internetin tietolaarien syövereistä.

Google optimoidut sivut toimivat myös sivuston päivittäjien ja ylläpidon työvälineinä eikä tietoa vain suolleta menemään sivustolle kuten ehkä aiemmin tehtiin. Kun yhteisesti on sovittu pelisäännöt, miten erilaiset tiedonmurut merkitään, ja nimetään, syntyy aikaa myöten netin kotisivuillekin toimiva tietovarasto, mutta työ pitää tehdä kunnolla.

Google optimointiin on netissä paljon palveluita ja jokaiselle löytyy varmasti omaan tarpeeseensa toimiva.

Kirjastoissakin eri järjestelmiä

Useimmat meistä ovat jossain vaiheessa käynyt kirjastossa etsimässä tietoa tai lainaamassa musiikkia tai kirjoja ja silloinkin meitä on auttanut kirjaston omat ryhmittelyt, joissa materiaali on jaettu ensisijaisesti aihealueisiin ja niiden sisällä sitten kirjailijan tai kirjan nimen (tietokirjat) mukaisesti. Nykyään kirjastoissa on kylläkin toimivat tietojärjestelmät, jotka antavat hakemallesi teokselle lokaation kirjastossa, usein kertoen tarkalleen missä hyllyssä ja millä tasolla haettu opus majailee.

Internet on tuonut tähänkin lisäpalvelun, jonka avulla voit jo kotoa tehdä haun eri kirjastojen järjestelmiin.

Yrityksen omat dokumentit järjestykseen

Monella pienellä yrityksellä, ja varsinkin yhden tai muutaman hengen vanhemmalla yrityksellä on puutteita dokumenttien hallinnassa. Voi olla, että kaikki tärkeät dokumentit ovat yhdellä koneella, ja sielläkin vähän joka puolella, eli dokumenttien käsittelyyn ei ole mitään ohjeita.

Jokaisella yrityksellä pitäisi olla edes jonkinlaiset ohjeet, miten dokumentit nimetään ja minne se tallennetaan. Parhaimmillaan tallennus on sellainen, joka luo automaattisesti turvakopion johonkin muualle kuin samalle koneelle, vaikka pilveen.

Mitä aikaisemmassa vaiheessa soveltaa omassa yritystoiminnassaan selkeätä dokumentointia, ohjeita ja kansiorakenteita, sitä helpommin tieto löytyy tulevina vuosina. Pitää nimittäin muistaa, että tiedon määrä kasvaa vuosi vuodelta ja tiedon tallennuksen pitää elää kasvavan tiedonmäärän mukana niin, että tarvittaessa tietomassasta on haettava tieto helposti löydettävissä – tämä ei onnistu, jollei esimerkiksi kansiorakennetta mietitä lainkaan tai sitä, miten dokumentit yhteisesti nimetään. Ja vaikka kyse olisi vain yhden hengen yrityksestä, jo silloin kannattaa sama työn tehdä, nimittäin jos yritys on toimiva ja elää vuosia, yhdenkin hengen yritys kerää melkoisen määrän dokumentteja ja dataa, joista aina silloin tällöin voi joutua hakemaan tärkeätä tietoa – silloin on entistä tärkeämpää, että alusta alkaen on luonut selkeän toimintatavan tiedontallentamiseen ja varastointiin.